Das Auftreten der Corona-Pandemie hat nicht nur das Leben der Bürger*innen beeinflusst, auch die betroffenen Ämter mussten sich kurzfristig neuen Aufgaben stellen. Eine Pandemie gab es im 21. Jahrhundert in diesem Ausmaß noch nicht. Die Handhabung und der Umgang war für die Verwaltung neu und die daraus resultierenden Aufgaben haben die Verwaltung vor neuen Herausforderungen dargestellt. Insbesondere das Gesundheitsamt musste schnell reagieren, sodass in der ersten Zeit eine enorme Arbeitsbelastung auf die Mitarbeitenden zukam. Alltägliche Arbeiten mussten zurückgestellt werden, weil die Pandemie die ganze Arbeitskraft der Mitarbeitenden forderte. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Überblick darüber, welche Herausforderungen zu bewältigen waren und was kurzfristige, aber auch langfristige Lösungen sein können. Lösungen, mit denen das Gesundheitsamt schneller reagieren und kann im Ernstfall auch wichtige Ressourcen, wie zum Beispiel das Personal auf Zeit, zurückgreifen kann.
Arbeitnehmerüberlassung - kurze Zusammenfassung
Personal auf Zeit unterstützt das festangestellte Personal in der öffentlichen Verwaltung bei kurzfristigem, erhöhtem Arbeitspensum, was beispielsweise durch eine neue Reform oder einer Pandemie aufkommt. Eine Unterstützung für das Stammpersonal kann durch das externe Personal für eine befristete Zeit erfolgen. Das externe Personal kann beispielsweise administrative Aufgaben übernehmen, sodass sich die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung auf die Durchführung von hoheitlichen Aufgaben konzentrieren können. Normalisiert sich das Arbeitspensum und damit auch der einhergehende Arbeitsalltag wieder, beendet das Personal auf Zeit seine Tätigkeiten in der jeweiligen Behörde. Sollten jedoch auch zukünftig personelle Engpässe in der Behörde bestehen bleiben, gibt es auch die Möglichkeit der langfristigen Anstellung der eingearbeiteten Kräfte.
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Aufgaben des Gesundheitsamts
Die Gesundheitsfürsorge stellt eine wichtige Säule für den Sozialstaat dar. Bedingt durch den Föderalismus wird diese Aufgabe in Deutschland von den einzelnen Ländern übernommen, die kommunale Gesundheitsämter unterhalten. Diese sind dem Bundesministerium für Gesundheit unterstellt und müssen den Weisungen der übergeordneten Behörden folgen.
Zu den Hauptaufgaben eines kommunalen Gesundheitsamts gehören:
- die Überwachung der hygienischen Zustände in den Einrichtungen der jeweiligen Kommune, also z. B. in Schulen, Schwimmbädern oder Arztpraxen
- die Beratung und Aufklärung etwa von Betroffenen über Vorsorgemaßnahmen zu Krankheiten
- die Information aller Bürger*innen bei Epidemien, wie Masern oder Grippe, durch das Erstellen von Flyern, die Warnung über Anzeigetafeln oder das Bereitstellen von Informationen im Internet
- generelle Präventionsarbeit, beispielsweise in Schulen
- das Führen von Gesundheitskonferenzen, bei denen Expert*innen die aktuelle gesundheitliche Situation der Kommune einschätzen und anschließend gezielte Präventionsmaßnahmen einleiten
- Verwaltungsarbeit, z.B. das Ausstellen von Gesundheitszeugnissen für Mitarbeiter*innen gastronomischer Betriebe nach einer entsprechenden Schulung
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Herausforderungen und Handlungsbedarfe eines Gesundheitsamtes
Anfang März 2020 veränderte sich die Arbeit des Gesundheitsämtern grundlegend. Mit den ersten Corona-Fallzahlen kamen auch neue Handlungsbedarfe dazu, die es in diesem Ausmaß vorher noch nicht gab. Zu den neuen Hauptaufgaben des Gesundheitsamtes zählten das Kontaktieren und Informieren von Erkrankten und das Nachverfolgen von Infektionsketten. Damit das Gesundheitsamt diese Flut an neuen Aufgaben bewältigen konnte, wurden sogenannte "Ermittlungsteams" organisiert, eingearbeitet und koordiniert. Weitere Aufgaben stellten das Erstellen von Quarantäneverfügungen dar, aber auch die Übermittlung tagesaktueller Meldungen an die obere Gesundheitsbehörde. Nur so erhielten die Ämter einen umfänglichen Überblick der aktuellen Fallzahlen und konnten dadurch auch die Bürger*innen tagesaktuell informieren. Neben den Bürger*innen standen die Gesundheitsämter auch im engen Kontakt und Austausch mit Kliniken und Arztpraxen, sowie zu Landeszentren für Gesundheit. Die Gesundheitsämter übernahmen auch einen Teil der Arbeit im Krisenstab. Die Aufzählungen der neuen Tätigkeiten ist nicht vollständig, sondern soll einen Einblick in die auftretenden Mehr- und Zusatzbelastungen geben. Deutlich mehr und auch detailliertere Aufgaben kamen auf das Gesundheitsamt zu. Doch wie kann das Gesundheitsamt diese Herausforderungen bewältigen?
Kurzfristige Lösungsansätze
Die hohe Anzahl der neuen Handlungsbedarfe können kurzfristig durch externes Personal bewältigt werden. Personal auf Zeit kann beispielsweise bei der Aufnahme und Weiterleitung der Fallzahlen helfen oder auch die Datenerfassung unterstützen. Allgemeine, nicht hoheitliche Aufgaben können an das Personal auf Zeit delegiert werden, egal um welchen Arbeitsbereich es sich handelt. Das Verwaltungspersonal kann sich so auf hoheitliche Aufgaben konzentrieren. Stammpersonal und externes Personal arbeiten Hand in Hand zusammenarbeiten und können die neue Mehrarbeit an Aufgaben gemeinsam bewältigen. Aufwendige Prozesse können delegiert werden und eine spürbare Arbeitserleichterung wird von den Beschäftigten des Gesundheitsamts wahrgenommen. Gemeinsam mit einem verlässlichen Partner an Ihrer Seite, wie beispielsweise rego Dienste, kann die Arbeitnehmerüberlassung kurzfristig umgesetzt werden.
Langfristige Lösungsansätze
Die Verwaltung der Zukunft agiert und reagiert schnell und souverän auf Krisenlagen. Neben einer hohen Serviceorientierung werden auch immer mehr digitale Angebote für die Bürger*innen sowie Unternehmen umgesetzt. Um auch den hohen Ansprüchen von Transparenz, Rechtssicherheit, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit gerecht zu werden, bedarf es langfristiger Lösungen.
Der öffentliche Dienst stellt auf dem Arbeitsmarkt den größten Arbeitgeber Deutschlands dar. Dennoch ist auch die Verwaltung von Personalengpässen und Fachkräftemangel betroffen. Um den Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt standzuhalten, muss die öffentliche Verwaltung in das Profil der Berufseinsteiger*innen passen: agil, vielfältig, digital. Damit die Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, sollte eine vielfältige Beschäftigungsstruktur vorhanden sein und eine wertschätzende, respektvolle Teamkultur.
Die Verwaltungen sollten zukünftig auch an einem weiteren wichtigen Punkt arbeiten: Agilität als Notwendigkeit. Der öffentliche Sektor muss einen gewissen Grad an Flexibilität im Denken und Handeln weiter ausbauen und fördern. Dies ist kein Prozess, der von heut auf morgen umgesetzt werden kann. Es kann eher als Mentalität verstanden werden, dass am Ende für die jeweilige Zielgruppe funktionieren muss. Auf dem Weg dahin darf es durchaus Fehler und Fehlentwicklungen geben. Dies ist jedoch nur tolerabel, wenn man aus diesen Fehlern lernt und die Dinge zügig optimiert. Die Verwaltung der Zukunft muss als attraktiver Arbeitgeber von Berufseinsteiger*innen wahrgenommen werden, denn nur so lässt sich kompetentes Personal finden und langfristig an die Verwaltung binden.
Ein weiterer Lösungsansatz für eine agile und zukunftsfähige Verwaltung stellt die Digitalisierung dar. Alle Lebens- und Unternehmensbereiche werden stetig digitalisiert. Auch die Verwaltung muss weiterhin an der Digitalisierung arbeiten, beispielsweise im Kontext von Bürgerservices, aber auch zur Sammlung und Erfassung von Daten oder der Optimierung von internen Abläufen. Externes Personal kann zeitweilig dabei unterstützen, büroorganisatorische Aufgaben zu übernehmen. So kann das Stammpersonal sich weiter auf die Umsetzung der Digitalisierung konzentrieren und den Fokus auf die Anpassung der dazugehörigen Prozessen legen.
Eine andere Möglichkeit stellen auch die Projektteams auf Zeit dar. Projektteams bestehen aus Expert*innen, die zeitweise das Stammpersonal im kompletten Prozess der Umsetzung eines neuen Themas unterstützen. Die Teams arbeiten Hand in Hand mit dem Verwaltungspersonal, zeitlich befristet und in abgestimmten Umfängen an konkreten Aufgabenstellungen im Rahmen der digitalen Transformation. Diese Aufgabenstellungen können aus dem ganzen Transformationsprozess formuliert werden und reichen von der Einführung bis zum eigenständigen Arbeiten.
Die Digitalisierung betrifft auch das Thema der Weiterbildung. Weiterbildungen müssen in der heutigen Zeit neu .png?width=605&height=404&name=20230103_rego_zuarbeit_bilder_blog%20(4).png)
gedacht werden und sich an das Bild der Verwaltung der Zukunft anpassen. Dazu gehört, dass Inhalte multimedial genutzt werden können und eine asynchrone oder hybride Teilnahme ermöglicht wird. Mitarbeitende benötigen kurzfristige Möglichkeiten, um neue Themen und Gesetzeslagen schnell zu verstehen. Nur so können neue Richtlinien auch in die Praxis effektiv umgesetzt werden. Weiterbildungen sollen den Arbeitsalltag vom Verwaltungspersonal erleichtern und die Kompetenzen ausbauen. Die Verwaltung ist ein komplexes Konstrukt, welches seine Mitarbeitenden benötigt, um auch zukünftigen Handlungsbedarfen und Herausforderungen souverän gegenüber treten zu können.
Tipps
- Legen Sie eine verantwortliche Person fest, die den Personalbedarf analysiert und die Kommunikation mit der Beratungsfirma übernimmt, damit die Zusammenarbeit effektiv und zielführend ist.
- Es ist ratsam, vorab ein erstes Kennenlernen mit einer Beratungsfirma zu vereinbaren, bevor der Bedarf eintrifft. So können vorab die Rahmenbedingungen, aber auch offene Fragen zum Ablauf, zur Finanzierung oder ähnlichem geklärt werden. Im Bedarfsfall haben Sie dann schon einen kompetenten Partner an Ihrer Seite, der Sie direkt zielführend unterstützen kann.
- Bereiten Sie vorab schon konkrete Bedarfe und genaue Stellenbeschreibungen vor, damit kurzfristig passendes Personal auf Zeit gefunden werden kann.
- Prüfen Sie, ob vorhandene Personalmittel bei langfristig arbeitsunfähigen Personal freigegeben werden können, um dieses Budget für das Personal auf Zeit zu verwenden. So muss gegebenenfalls kein zusätzliches Budget freigegeben werden.
- Berücksichtigen Sie, wenn möglich, bei der nächsten Haushaltsplanung ein Budget für Personal auf Zeit, sodass im nächsten Jahr bei akuten Bedarf direkt reagiert werden kann und die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.
