Wie kann Big Data in der öffentlichen Verwaltung sinnvoll eingesetzt werden?

Die Digitalisierung greift in viele Bereiche der Gesellschaft ein und auch in der öffentlichen Verwaltung hält die Digitalisierung ihren Einzug. Es gibt mehrere Ebene, in die die Digitalisierung Einfluss auf die Arbeitsbereiche der öffentlichen Verwaltung nimmt. So gibt es aus Auswirkungen auf die Personalentwicklung, die als Chance gesehen werden kann. Auch Bürgerservices werden nach und nach in den Kommunen digitalisiert und ausgebaut. Mit einem weiteren Bereich wird sich nachfolgend beschäftigt: Big Data. 
Big Data ist derzeit in aller Munde – auch wenn nicht immer völlig klar ist, was eigentlich genau unter diesem Schlagwort zu verstehen ist. Skeptiker*innen zeichnen bereits Bedrohungsszenarien der digitalen Vollüberwachung durch eine nahezu unbeschränkte Nutzung personenbezogener Daten. Andere hingegen betonen die Chancen und sehen in Big Data auch das Versprechen eines „klügeren Staats“, der dank neuer Analysemöglichkeiten gesellschaftliche Probleme schneller erkennt und bessere Lösungsoptionen ermitteln kann. Nachfolgend geben wir Ihnen ein Überblick über das Thema allgemein, aber auch welche Potenziale dahinterstecken. 

In Deutschland besteht hierbei ein strategischer Nachholbedarf, andere Länder machen mit Strategie wie „Public Service Big Data Strategy“ oder offiziellen Anwendungsleitfaden im Sinne von „Practice Guide“ vor, wie ein erster Schritt für einen strukturierten Einsatz von Big Data-Lösungen im öffentlichen Sektor flächendeckend gelingen kann und wie die Potenziale von Big Data mit dem berechtigten Wunsch der Bürger*innen nach Privatheit in Einklang zu bringen sind. Zu den Grundprinzipien zählt hier, dass Daten innerhalb der Verwaltung zwar behörden- und ebenenübergreifend geteilt und genutzt werden können. Zugleich wird aber festgelegt, dass Behörden bei Big Data-Projekten eine verbindliche Analyse der Auswirkungen auf die Privatsphäre durchführen und deren Ergebnisse veröffentlichen müssen. Zudem müssen sie sicherstellen, dass Datenschutzfragen im gesamten Big Data-Projekt von Beginn an Berücksichtigung finden („Privacy by Design“).

Mehr Daten, besseres Verwaltungscontrolling

Konkrete Verbesserungspotenziale ergeben sich aus Big Data-Ansätzen vor allem für das Verwaltungscontrolling, hierbei vordergründig durch die schnellere und bessere Datenlage sowie vollständig neue Informationen. Prognosen ersetzen Kennzahlen: Die öffentliche Verwaltung hat im Zuge des Verwaltungscontrollings eine große Menge an Kennzahlen zur Steuerung des Verwaltungshandelns definiert. Diese Kennzahlen basieren aber oft nur auf Vergangenheitswerten. Sie können teils keine Aussage über zukünftige Entwicklungen treffen. Big Data ermöglicht Prognosen, die zu belastbareren und besseren Verwaltungsentscheidungen führen. Optimierung des Produktangebots: Big Data ermöglicht die Ermittlung und Analyse der Inanspruchnahme öffentlicher Produkte und Leistungen (z.B. Abfluss von Fördermitteln, Frequentierung eines Bürgerbüros, Auswertung von Einsatzplänen). Hieraus lassen sich zum einen Anpassungsbedarfe an der Produkt- und Leistungsbereitstellung erkennen. Zum anderen können neue Leistungsangebote identifiziert und entwickelt werden. Steuerung auf Basis von Treibermodellen: Das bisherige Verwaltungscontrolling speist sich aus unterschiedlichen Datenquellen. Die Daten werden aufbereitet, ggf. interpretiert und Entscheider*innen zur weiteren Verwendung vorgelegt. Mit Big Data lassen sich Treibermodelle etablieren, die aus unterschiedlichen Datenquellen alle relevanten Informationen für das Treffen von Entscheidungen aufbereiten. Auf Basis strategischer Ziele können Informationen bereitgestellt werden, die über den Grad der Zielerreichung und deren Wirkungszusammenhänge informieren. Eine proaktive Verwaltungssteuerung wird unterstützt.

Mehr Daten, schnellere Entscheidungen

Eine gezielte Aufbereitung und modellgestützte Auswertung von Daten kann strategische und operative Entscheidungen der Verwaltung in vielen Situationen deutlich verbessern und somit auch beschleunigen. Bei komplexen Entscheidungen ist es oft schon hilfreich, wenn Behördenmitarbeiter*innen relevante Informationen auf einen Blick visualisieren können. Das trifft beispielsweise auf die Betreuung von Ansiedlungsanfragen zu. Hier kann eine deutlich gezieltere Beratung erfolgen, wenn die Vermittler*innen wichtige Informationen, etwa zur kommunalen Gewerbeflächensituation oder zu privaten, verfügbaren Gewerbeimmobilien über nutzerfreundliche Software abrufen können. In anderen Fällen können statistische Vorhersagen die Qualität und Effizienz von Geschäftsprozessen deutlich erhöhen. Solche Modelle unterstützen heute bereits in einigen Bundesländern beispielsweise die Vorauswahl von Steuererklärungen für die eingehende Prüfung.

Die sogenannten fünf Vs sind dabei für sämtliche Big Data-Projekte charakteristisch: Volume (sehr große Datenmengen), Variety (große Vielfalt an Datenarten), Velocity (schnell produzierte und analysierte Daten), Veracity (enge regulatorische Leitplanken für die Datennutzung) und Value (Schaffung von Mehrwert durch effektive Datennutzung). Allerdings: Die Praxis zeigt, dass in vielen Fällen nicht eindeutig abzugrenzen ist, ob es sich bei einer Anwendung noch um eine traditionelle Form der Datenverarbeitung bzw. Business Intelligence handelt oder schon um Big Data.

Mehr Daten, vielfältiger Nutzen

Die bisherigen Erfahrungen in einer KPMG-Studie befragter öffentlicher Verwaltungen mit Datenanalysen sind nahezu durchweg positiv. Bemerkenswert ist dabei, dass der Zufriedenheitsgrad derjenigen Nutzer*innen, die Erkenntnisse aus einer weiter fortgeschrittenen Datenanalyse beziehen, noch deutlich größer sind. In erster Linie konnte der Einsatz von Datenanalysen Risiken minimieren und die Qualität der Bürgeransprache und der Gestaltung von Dienstleistungen verbessern. Zudem wurden Entscheidungsgrundlagen optimiert.

In jedem Politikfeld gibt es zudem andere Wirkungsziele durch Datenanalysen: Während Verkehrsbehörden beispielsweise die Optimierung des Verkehrsflusses oder der Parkplatzlogistik anstreben bzw. Mautgebühren kostengünstig und verursachergerecht erheben wollen, fördert die Gesundheitsverwaltung Analysen zur besseren Krankheitsprävention. Die Sozial- und Arbeitsverwaltungen interessieren Datenanalysen, die eine passgenauere Vermittlung von Maßnahmen ermöglichen, während Sicherheitsbehörden auf Basis einer besseren Erkennung von Tatmustern die Kriminalitätsprävention stärken möchten und die Umwelt- und Wirtschaftsverwaltungen unter Verwendung verschiedenster Datensätze den für Betreiber*innen, Bewohner*innen und Umwelt optimalen Standort des nächsten Windparks zu bestimmen versuchen.
Erfolgreiche Initiativen beginnen hierbei immer mit einem klaren Verständnis dessen, was der Mehrwert für die Nutzer*innen ist. Verwaltungsleistungen können erst dann nutzerfreundlich gestaltet werden, wenn die Entwickler*innen unter anderem genau verstehen, wie der Aufwand für die Bürger*innen konkret reduziert werden können. So priorisieren Behörden Angebote, die für die Zielgruppe relevant sind und gestalten sie so, dass Bürger*innen und Unternehmen sie tatsächlich nutzen.

Open Data als Grundlage regionaler Kooperationen und Innovationen

Open Data – offene Daten – bezeichnet Daten, die von allen Menschen frei verwendet, genutzt und verbreitet werden dürfen und in einem offenen Format vorliegen. Bevölkerungsstatistiken sind ein gutes Beispiel dafür, welche Daten als Open Data veröffentlicht werden können. Statistiken werden in der Regel vom Staat erstellt und sollten von allen genutzt werden können, sei es in der Forschung oder der Wirtschaft. Die Veröffentlichung offener Daten kann zudem das Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürgerschaft ändern und eine digitale Grundlage für mündige Bürger*innen schaffen. Zivilgesellschaft und Unternehmen profitieren von den bereitgestellten Informationen und können diese für datengetriebene Anwendungen nutzen. So können neue Anwendungen nachhaltiger und bestenfalls kommunalübergreifend entwickelt werden.

Behörden verfügen über viele wertvolle Datensätze, die Anwendungen außerhalb der Verwaltung ermöglichen. Über Portale oder zweckgebundene Kooperationen – beispielsweise mit Start-ups oder Forschungseinrichtungen – können Behörden solche Informationen mit Dritten teilen. Damit werden innovative Anwendungen ermöglicht, die ohne solche Kooperationen nicht entstehen könnten. Die öffentliche Verwaltung stellt die Daten zur Verfügung, während private Initiativen die weiterführende Konzeptionierung, das technische Know-how und die finanziellen Ressourcen einbringen.

Ihre nächsten Schritte

• Legen Sie eine Person oder eine Personengruppe fest, welche das Themenfeld „Big Data“ strategisch entwickelt und operativ in Teilprojekten umsetzt.

• Wenn möglich können Sie auch eine eigene Stelle in der Kommune als „Digitallotsen-Stelle“ etablieren, welche dann sowohl nach innen die Verwaltung als u.U. auch nach außen Unternehmen und Bürger*innen bzgl. der Etablierung und Nutzung von Big Data berät.

• Erstellen Sie eine Übersicht über interessante Big Data-Projekte in Ihren umliegenden Regionen als Impuls für eigene Entwicklungen.

• Legen Sie sich ein festes Digitalisierungsbudget für eine innovative IT-Infrastruktur, für externe Dienstleistungen von außen als auch zugunsten von Eigenanteilen und Vorfinanzierungen für Fördermittelprogramme zum Themenfeld Big Data an.

• Nutzen Sie die Fördermittelportale von EU, Bund, Land und Region.