Die öffentliche Verwaltung befindet sich im stetigen Wandel. Die Auslöser für Veränderungen sind vielfältig, etwa politische Vorgaben oder sich ändernde Rahmenbedingungen. Der Erfolg einer Veränderungsmaßnahme bestimmt sich maßgeblich danach, ob es gelingt, die Mitarbeiter*innen für das Vorhaben zu gewinnen.
Change Management unterstützt Verantwortliche und erleichtert Veränderungsprozesse mit besonderem Blick auf die Motivation der Beteiligten. Unter Change Management versteht man die systematische Planung und Steuerung von Veränderungen z. B. von Organisationsstrukturen oder Prozessen. Dabei ist die Spanne möglicher Veränderungen groß. Sie reicht z. B. von der Eingliederung neuer Beschäftigter über die Einführung neuer IT-Systeme bis hin zur Auflösung oder Fusion von Behörden bzw. Organisationseinheiten. Es sensibilisiert dazu, den Bedarf für Veränderung zu erkennen und richtig einzuschätzen. Es fördert weiter die Bereitschaft zum Wandel, damit die richtigen Entscheidungen getroffen werden können.
Change Management stellt den Menschen als entscheidenden Faktor für den Erfolg in den Mittelpunkt. Zur Erhöhung der Akzeptanz werden insbesondere psychologische Faktoren berücksichtigt. Durch Veränderungsmanagement kann außerdem ein Kulturwandel erreicht werden. Dabei geht es um die gemeinsamen Vorstellungen und Verhaltensweisen der Beschäftigten in einer Einrichtung, welche die Abläufe in einer Organisation bestimmen. Eine Veränderung nachhaltig in einer Organisationskultur einer Behörde zu verankern und damit den Veränderungserfolg dauerhaft zu sichern, ist eine schwierige Aufgabe, die erst durch ein professionelles Change Management gelingen kann.
Vor der Veränderung steht die Diagnose
Der erste Schritt eines Change Managements ist die Veränderungsdiagnose. Dabei werden Ausgangslage und Ziele von Veränderungen einer Behörde, eines Amtes o.ä. betrachtet. Mit diesem Ist-Soll-Vergleich werden die Grundsätze der zu erreichenden neuen Struktur herausgearbeitet. Aus der Betrachtung der Differenz von Ist und Soll werden Umfang und Reichweite des Veränderungsprozesses ersichtlich.
Die Veränderungsdiagnose ermöglicht die Entscheidung, ob sich der Wandel lohnt bzw. ob dieser überhaupt durchführbar ist. Die Analyse des Veränderungsaufwandes und der -möglichkeiten ist die Grundlage, um den Veränderungsprozess unter Change Management-Gesichtspunkten planen und steuern zu können.
Für die Planung und Steuerung müssen die verschiedenen Phasen von Veränderungsvorhaben bekannt sein. Auch wenn die einzelnen Vorhaben sich unterscheiden, folgen sie in der Regel einem typischen Ablauf. Die Kenntnis über die verschiedenen Phasen eines Veränderungsprozesses ermöglicht die Entscheidung, welche Werkzeuge an welcher Stelle eingesetzt werden sollen und welche der kritischen Erfolgsfaktoren gerade besonders beachtet werden müssen.
Gründe für eine qualifizierte Change Management Beratung
In Veränderungszusammenhängen kommt es ganz besonders darauf an, betriebswirtschaftliche, kulturelle und Systemumwelt-Faktoren zu integrieren. Das leistet eine gute und vor allem qualifizierte Change-Beratung – damit Sie die gesamte Kompetenz Ihrer Organisation nutzen können:
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- Sie vermeiden einseitige Maßnahmenpakete, unnötige Verzögerungen und ungewollte Störungen. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung denkt Veränderung ganzheitlich-integrativ.
- Sie bewegen Ihre Organisation nachhaltig. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung definiert, gestaltet und implementiert gemeinsam mit Ihnen die Veränderungsmaßnahmen, die zum Ziel führen – maßgeschneidert, machbar, erprobt.
- Sie schaffen es, kritische Phasen gelassen zu managen. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung bietet Ihnen einen Verhandlungsrahmen, in dem schwierige Themen ziel- und sachorientiert besprochen werden können – auch und gerade, wenn sie emotional sind.
- Sie sehen klarer. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung sorgt in Ihrer Institution für mehr Durch- und Überblick – zur Ausgangslage, zu den Zielen und zu den Aktionsschritten.
- Sie steigern Qualität und Wirksamkeit. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung unterstützt Sie dabei, Entscheidungsprozesse in Ihrer Institution zu reflektieren und zu optimieren – es geht künftig deutlich strukturierter, fundierter und transparenter zu.
- Sie führen Ihr Veränderungsvorhaben zum Abschluss und zum Erfolg. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung reduziert das Risiko des Scheiterns nachweislich - wie renommierte Studien belegen.
- Sie vermeiden einseitige Maßnahmenpakete, unnötige Verzögerungen und ungewollte Störungen. Denn qualifizierte Change-Management-Beratung denkt Veränderung ganzheitlich-integrativ.
Kompetenzanforderungen von Change Manager*innen für die Verwaltung
Der Change Managerin oder dem Change Manager bzw. dem Team, welches den Veränderungsprozess managt, kommt eine Schlüsselrolle bzgl. des Erfolgs und der Geschwindigkeit des „Change“ zu.
Folgende Leitsätze sollten diese Personen beachten:
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- Dem Wandel ein Gesicht geben – als Ansprechpartner, Moderator und Vermittler – und bereitstehen.
- Den gesamten Prozess begleiten und steuern – Veränderung organisieren und planen, Betroffenheit analysieren, Widerstände identifizieren. Change Management Werkzeuge planen und einsetzen, ggf. nachsteuern.
- Behörden-/Amtsleitung kontinuierlich einbinden – Unterstützung über den gesamten Prozess sichern.
- Flexible und realistische Planung – nicht zu viele Projekte gleichzeitig in Angriff nehmen; Verzögerungen einplanen.
- Mitarbeiter gewinnen – Betroffene zu Beteiligten und Führungskräfte zu Promotoren machen.
- Kommunikation – ehrlich, rechtzeitig, kontinuierlich und zielgruppenorientiert.
- Partizipation – motivieren durch ernst gemeinte Teilnahme und Beiträge annehmen.
- Widerstände ernst nehmen – Potenzial für Verbesserungen nutzen.
- „Veränderung können“ – methodische und fachliche Kompetenzen durch Weiterbildung.
- Wandel als Daueraufgabe betrachten – Veränderungen benötigen einen kontinuierlichen Ansatz.
Das Beste zum Schluss: Praktische Tipps
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- Legen Sie eine Person oder eine Personengruppe (internes Personal sowie externe Expertise) fest, welche das Themenfeld „Change Management“ strategisch entwickelt und operativ in Teilprojekten umsetzt.
- Etablieren Sie ein festes Budget bzgl. der Change Management-bezogenen Personalentwicklung für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin.
- Setzen Sie regelmäßige Feedback- bzw. Qualifizierungsentwicklungsgespräche an und -vereinbarungen um, damit Sie den Veränderungsprozess dokumentieren und steuern können.
- Nutzen Sie die Fördermittelportale von EU, Bund, Land und Region für die Finanzierung externer Change Management-Beratung (inkl. Förderoptionen zur Digitalisierungstransformation).
