Anwendungsfall Wohngeldreform als Beispiel für Personal auf Zeit in der Verwaltung

Die Wohngeldreform 2023 hat viele positive Änderungen für Bezieher*innen und neue Antragssteller*innen mit sich gebracht. Doch mit der neuen Reform wird auch eine Vervierfachung der Anträge erwartet. Die Folgen davon können ein enormer Anstieg des Arbeitspensums für das Personal in der öffentlichen Verwaltung bedeuten. Der Druck in der alltäglichen Arbeit steigt, um die Vervielfachung der Arbeit zu bewerkstelligen. Nachfolgend sprechen wir über die zu erwartenden Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung. Wir möchten Ihnen Lösungsansätze bieten, um in Zukunft neue Reformen effektiver bewerkstelligen zu können, ohne das Mitarbeitende der Verwaltung unter der Arbeitsbelastung leiden müssen. Sowohl kurzfristige, als auch langfriste Lösungen lassen sich mit dem Personal auf Zeit umsetzen, auch in Ihrer Verwaltung.

Arbeitnehmerüberlassung - kurze Zusammenfassung

Personal auf Zeit unterstützt das festangestellte Personal in der öffentlichen Verwaltung bei kurzfristigem, erhöhtem Arbeitspensum, was beispielsweise durch eine neue Reform aufkommt. Durch eine derartige Unterstützung kann das externe Personal für eine befristete Zeit das Stammpersonal unterstützen und administrative Aufgaben übernehmen, sodass sich die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung auf die Durchführung von hoheitlichen Aufgaben konzentrieren können. Normalisiert sich der Arbeitsalltag mit dem jeweiligen Arbeitspensum wieder, kann das Personal auf Zeit seine Tätigkeiten beenden. Alternativ besteht jedoch für die öffentliche Verwaltung die Möglichkeit, die eingearbeiteten Kräfte langfristig anzustellen, um so auch zukünftig personelle Engpässe besser bewältigen zu können.
Durch einen Dienstleister, wie beispielsweise rego Dienste, haben Sie einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite. So wird Ihnen die aufwendige Rekrutierungsphase abgenommen und Sie können sich voll und ganz auf Ihre alltäglichen Arbeiten konzentrieren.

Aufgaben der Wohngeldstelle

Wohngeldstellen sind Einrichtungen, die Bürger*innen bei unterschiedlichen Wohnungs- und Mietproblemen unterstützten. Zu den primären Aufgaben einer Wohngeldstelle zählt die Beratung und Unterstützung der Bürger*innen bei Fragen zur Wohnung oder in Mietangelegenheiten. Das Aufgabenspektrum ist hierbei sehr vielseitig und kann beispielsweise unter anderem

• die Gewährung von Wohngeld
• die mietrechtlichen Beratungen 
• das Erstellen eines Mietspiegels
• das Vermitteln von Sozialwohnungen
• die Ausstellung von Wohnberechtigungsscheinen
• die Erhaltung von Wohnraum
• die Verhinderung von Obdachlosigkeit
• das Beschaffen von Mitteln für den sozialen Wohnungsbau sowie
• den Schutz vor Erhöhungen des Mietpreises

beinhalten.

Herausforderungen und Handlungsbedarfe der Wohngeldstellen

Die Wohngeldreform ist Teil der Entlastungspakete der Bundesregierung. Mit der Wohngeldreform werden ab 2023 rund zwei Millionen Haushalte mit 4,5 Millionen Menschen zielgerichtet und bedarfsgerecht unterstützt. Bisher waren circa 600 000 Haushalte berechtigt, Wohngeld zu beantragen. Die Umsetzung der Wohngeldreform bedeutet jedoch für die Kommunen, dass aller Voraussicht nach ein starker Anstieg der Fallzahlen zu verzeichnen sein wird. Die mögliche Inanspruchnahme des “Wohngeld-Plus” wird im Rahmen eines regulären Antragsverfahrens geprüft. Mehr Informationen über die neue Wohngeldreform finden Sie hier.

Bereits unmittelbar vor der Einführung des "Wohngeld-Plus" hat sich der Beratungsbedarf deutlich erhöht. So ist durch die neue Reform von einem hohen Mehraufwand auszugehen, insbesondere bei der Beantragung des "Wohngeld-Plus". Auf die Mitarbeitenden in der Wohngeldstelle kommt ein deutlich höheres Arbeitspensum zu, was auch eine große Belastung für die Mitarbeitenden selbst bedeutet. Neben den alltäglichen Verwaltungsaufgaben, beispielsweise Beratungen oder administrative Aufgaben, kommt nun auch eine Vervierfachung der Anträge auf die Mitarbeitenden zu. Eine vollumfängliche und fristgerechte Erledigung dieses Pensums ist nicht nur unrealistisch, sondern bedeutet auch einen enormen Druck für den Arbeitsalltag in der Verwaltung. Dadurch entstehen sehr lange Bearbeitungszeiten für Bürger*innen, die diese soziale Leistung dringend benötigen und somit einen finanziellen Nachteil befürchten müssen. Kommunen, die schon vor der Reform die Digitalisierung von Prozessen vorangebracht haben, können die vermehrten Antragsstellungen nun besser bewerkstelligen. Doch die entscheidende Ressource für die Bewältigung der Aufgaben fehlt oftmals, das Personal.

Kurzfristige Lösungsansätze

Um diesem verstärkten Antrags- und Beratungsgeschehen gerecht zu werden, kann die Arbeitnehmerüberlassung eine Möglichkeit sein. Dadurch kann die Steigerung der Fallzahlen und der damit verbundenen Aufgaben - ohne größere Verzögerungen - bewältigt werden. Kompetente Partner, wie rego Dienste, können Personal auf Zeit kurzfristig überlassen, damit aufwendige Prozesse delegiert werden können und spürbare Arbeitserleichterungen vom Stammpersonal wahrgenommen wird. 
Das extern eingesetzte Personal kann in vielen Bereichen - insbesondere bei vorbereitenden Aufgaben eingesetzt werden. So kann das externe Personal bei der Aufnahme der Antragsdaten unterstützen, Datenpflege betreiben oder andere administrative Aufgaben übernehmen. Das Verwaltungspersonal kann sich auf hoheitliche Aufgaben, wie beispielsweise der Bearbeitung der Anträge, aber auch komplexe Beratungen konzentrieren. Zeitaufwendige, organisatorische Aufgaben können weitergegeben werden, sodass die eigene Arbeitsbelastung gesenkt wird.

Langfristige Lösungsansätze

Die Verwaltung der Zukunft agiert mit hoher Serviceorientierung und digitalen Angeboten für die Bürger*innen sowie Unternehmen. Neben der Gestaltung von gesellschaftlichen Entwicklungen muss die Verwaltung zudem schnell und souverän auf Krisenlagen reagieren können. Um auch den hohen Ansprüchen von Transparenz, Rechtssicherheit, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit gerecht zu werden, bedarf es langfristiger Lösungen.

Ein Lösungsansatz könnte hierfür sein, dass das Thema "Digitalisierung" ganzheitlich angegangen wird. Um das Thema zu bewerkstelligen, steht zu Beginn eine Abfrage zum aktuellen Stand der Digitalisierung in der eigenen Verwaltung. Hier ist es wichtig, sowohl Programme und Abläufe zu prüfen, aber auch die Mitarbeitenden zu befragen und auf ihrem individuellen Stand abzuholen. Nur so kann die gesamte Verwaltung das große Thema der Digitalisierung angehen und gemeinsam optimieren. Ausführlichere Empfehlungen und Beschreibungen finden Sie in unserem Blogartikel. 
Der Einsatz von externem Personal kann hierbei eine Möglichkeit sein, um perspektivisch den öffentlichen Sektor zu stärken und die Prozesse zu begleiten. So kann das Personal auf Zeit Aufgaben der Mitarbeitenden übernehmen, sodass diese Raum und Zeit für die Weiterentwicklung der Digitalisierung erhalten.
Ein weiterer Ansatz ist ein Projektteam aus Expert*innen. Projektteams auf Zeit arbeiten dabei Hand in Hand mit dem Verwaltungspersonal, zeitlich befristet und in abgestimmten Umfängen, an konkreten Aufgabenstellungen im Rahmen der digitalen Transformation. Diese Aufgabenstellung können aus dem ganzen Transformationsprozess formuliert werden und reichen von der Einführung bis zum eigenständigen Arbeiten.

Die Herausforderungen der Zukunft kann nur ein personell und technisch gut aufgestellter, modern agierender und beweglicher öffentlicher Dienst meistern. Neben der Digitalisierung ist auch die Attraktivität als Arbeitgeber essenziell. Wichtig ist hier, die Mitgestaltung des Personals und die Vielfältigkeit der Beschäftigungsstrukturen, kombiniert mit einer wertschätzenden Teamkultur. Wie die Arbeitgeberattraktivität effektiv gesteigert werden kann, können Sie gern in einem weiteren Artikel nachlesen. Damit die öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird und so auch die Leistungsträger*innen von morgen für sich gewinnen kann, sollte der gesamte Prozess betrachtet werden. Vom Onboarding, über das Angebot der Weiterbildung, die Arbeitsbedingungen bis hin zu möglichen Entwicklungsperspektiven sollten die Mitarbeitenden selbst im Fokus stehen, um ein positives und effektives Arbeitsklima zu schaffen. Nur so lässt sich kompetentes Personal rekrutieren und langfristig an die öffentliche Verwaltung als Arbeitgeber binden.

 

Tipps

• Prüfen Sie, ob vorhandene Personalmittel bei langfristig arbeitsunfähigen Personal freigegeben werden können, um dieses Budget für das Personal auf Zeit zu verwenden. So muss gegebenenfalls kein zusätzliches Budget freigegeben werden.
  
  
• Berücksichtigen Sie, wenn möglich, bei der nächsten Haushaltsplanung ein Budget für Personal auf Zeit, sodass im nächsten Jahr bei akuten Bedarf direkt reagiert werden kann und die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.
  
  
• Es ist ratsam, vorab ein erstes Kennenlernen mit einer Beratungsfirma zu vereinbaren, bevor der Bedarf eintrifft. So können vorab die Rahmenbedingungen, aber auch offene Fragen zum Ablauf, zur Finanzierung oder ähnlichem geklärt werden. Im Bedarfsfall haben Sie dann schon einen kompetenten Partner an Ihrer Seite, der Sie direkt zielführend unterstützen kann. 
  
  
• Legen Sie eine verantwortliche Person fest, die den Personalbedarf analysiert und die Kommunikation mit der Beratungsfirma übernimmt, damit die Zusammenarbeit effektiv und zielführend ist.
  
  
• Bereiten Sie vorab schon konkrete Bedarfe und genaue Stellenbeschreibungen vor, damit kurzfristig passendes Personal auf Zeit gefunden werden kann.