Wenn es in Ihrem Unternehmen darum geht, Arbeitsabläufe zu optimieren, flexibel zu sein oder Kosten zu reduzieren, kann der Einsatz externen Personals eine attraktive Option sein. Doch welche weiteren Vorteile bietet der Einsatz externer Mitarbeiter*innen noch? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr darüber, wie Sie vom Einsatz externen Personals profitieren können.
Möglichkeiten des Einsatzes von externem Personal
Die sich ständig wechselnden Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung erschweren es, insbesondere vor dem Hintergrund des Fach- und Führungskräftemangels, das richtige Personal zu finden. Der Bedarf an externem Personal wird jedoch durch Modernisierungsprojekte in öffentlichen Verwaltungen weiter steigen, beispielsweise im Bereich der Digitalisierung oder agilen Organisationsstrukturen, um Krisensituationen zu bewältigen.
Der Einsatz externer Mitarbeiter*innen kann dabei auf folgende Arten erfolgen:
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Personal auf Zeit
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Projektteams auf Zeit
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Der Einsatz von externem Personal in der öffentlichen Verwaltung hat viele Vorteile. Zum einen ermöglicht es den Behörden, auf zeitlich begrenzte Engpässe zu reagieren. Zum anderen können externe Mitarbeiter*innen dazu beitragen, die Kosten zu senken, da sie in der Regel günstiger als reguläre Angestellte sind. Darüber hinaus bieten externe Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, neue Perspektiven und Ideen in die Behörde zu bringen.
Personal auf Zeit
Personal auf Zeit bezeichnet die Bereitstellung von Personal für unbesetzte oder durch Krankheit und Abwesenheit nicht besetzte Stellen durch Arbeitnehmerüberlassung. Der Einsatz kann Ihrem Fachkräftemangel entgegenwirken, Sie in verschiedenen Arbeitsbereichen unterstützen und Ihre Handlungsfähigkeit aufgrund von kurzfristigen Kapazitätsengpässen effektiv erhöhen.
Mögliche Einsatzszenarien
Die Überlassung von Personal auf Zeit unterliegt gesetzlichen Regelungen, die sowohl den Arbeitgeber als auch den*die Arbeitnehmer*in schützen. Art. 33 Abs. 4 des Grundgesetzes schließt den Einsatz hoheitlicher Aufgaben insbesondere aufgrund des öffentlich-rechtlichen Dienst- und Treueverhältnisses, welches nicht für überlassene Mitarbeiter*innen gilt, aus.
Die Aufgabenverteilung kann abhängig vom Berufsabschluss und der Berufserfahrung sein, grundsätzlich sind jedoch alle Tätigkeiten des nichttechnischen Dienstes ohne hoheitlichen Charakter möglich.
Beispiele möglicher Einsatzszenarien ohne hoheitlichen Charakter:
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Unterstützende Beratungsleistungen von Bürger*innen und Organisationen
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Bürotätigkeiten und Administration
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Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationssystemen
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Des Weiteren ist auf Grundlage der Einsatzmöglichkeiten ohne hoheitlichen Charakter zu beachten, dass überlassene Beschäftigte keine Unterschriftsberechtigung erhalten sollten. Die Schlusszeichnung bleibt den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung vorbehalten.
Ablauf
Die Personalüberlassung in der öffentlichen Verwaltung ist ein rechtlich geregeltes und kontrolliertes Verfahren. Der Einsatz externen Personals erfolgt grundsätzlich in drei Phasen:
In der Phase der Bedarfsidentifizierung identifizieren Sie Ihren möglichen Personalbedarf anhand ausgewählter Kriterien. Die rego Dienste GmbH unterstützt Sie darauf aufbauend in der Vorauswahl sowie der internen und externen Kommunikation. Anschließend muss ein Stellenprofil erstellt werden, in dem die Anforderungen an die neue Funktion festgehalten werden. Dies kann entweder vom Betreffenden selbst oder von externen Experten erfolgen.
In der sich anschließenden Rekrutierungsphase wird die Ermittlung des passenden Personals durchgeführt, bei der die verschiedenen Bewerber*innenprofile innerhalb Ihrer Institution gegeneinander abgewogen werden. Im letzten Schritt wird das passende Personal ausgewählt, welches umgehend informiert und über den weiteren Prozess unterrichtet wird.
Nun beginnt die Arbeitnehmerüberlassung selbst, bei der die Person ihre neue Funktion ausführt und gemeinsam mit dem Vertragspartner überprüft wird, ob alle Anforderungen erfüllt werden. Hierbei steht die Qualitätssicherung im Fokus, sodass eventuelle Probleme rechtzeitig identifiziert und behoben werden können, um Ihre Prozesse optimal zu entlasten.
Rahmenbedingungen
Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren verschiedene Regelungen zu den Rahmenbedingungen des Einsatzes von externem Personal erlassen. Die aktuellen Regelungen der Arbeitnehmerüberlassung-Reform vom 01.04.2017 sollen sicherstellen, dass die Interessen der Arbeitnehmenden sowie der Beschäftigten gewahrt werden.
So wird beispielsweise eine maximale Überlassungsdauer von 18 Monaten vorgegeben. Zudem sollen Arbeitgeber verpflichtet werden, Gleichbezahlung für gleiche Arbeit zu gewährleisten sowie den Verleih an Dritte zu untersagen. Des Weiteren kann nach Ablauf der Überlassungsdauer und erfolgreicher Bewerbung auf eine freie Stelle eine kostenfreie Übernahme erfolgen.
Projektteams auf Zeit
Eine weitere Möglichkeit des Einsatzes externen Personals sind Projektteams auf Zeit. Sie sind für die Dauer eines gesamten Projekts angestellt und für zusätzliche Aufgaben, wie Projekte in den Themen Smart City, Arbeit und Verfahren in der Verwaltung, Klimamanagement oder Gesundheit, zuständig.
Projektteams auf Zeit werden nicht erst dann eingesetzt, wenn Personalengpässe in Ihrem Unternehmen sichtbar werden. Vielmehr helfen sie nachhaltig dabei, Chancen wahrzunehmen, Strategien zu überarbeiten sowie komplexe Projekte zeitnah und eigenverantwortlich umzusetzen. Ihr großer Wissens- und Erfahrungsschatz kann dazu beitragen, Maßnahmen effizienter umzusetzen als ohne geübte Unterstützung, Ihre bestehende Flexibilität jedoch in jeglichen Unternehmensbereichen zu erhalten.
Mögliche Einsatzszenarien
Der Einsatz von Projektteams auf Zeit in der öffentlichen Verwaltung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine feste Besetzung von Projekten nicht zeitgerecht gefunden wird oder bestimmte Kompetenzen nur vorübergehend vorrätig sein müssen.
Beispiele möglicher Einsatzszenarien:
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Impfkampagnen
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Flüchtlingsmanagement
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kommunale Nachhaltigkeitsstrategien
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Klimaschutzmanagement & Wärmeplanung
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Digitalisierung
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innovative Mobilität
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Häufig reichen die Personalkapazitäten nicht aus, um zukunftsorientierte Digitalisierungs- sowie Nachhaltigkeitsvorhaben voranzubringen. Projektteams auf Zeit verfolgen das Ziel, ergänzend Trends zu erkennen und passende Lösungen für zukünftige Probleme und Herausforderungen zu entwickeln, ohne bestehende Arbeitsprozesse des Stammpersonals zu unterbrechen.
Datenschutz
Wenn Ihr Unternehmen externes Personal einsetzt, ist es wichtig, die entsprechenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Der Austausch persönlicher Daten zur Überprüfung fachlicher Qualifikationsanforderungen ist in diesem Kontext in verschiedenen Konstellationen möglich. In Folge neuester gesetzlicher Regelungen müssen sowohl die Verwaltung als auch die Entleiher die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einhalten. Dabei unterliegen Zeitarbeitskräfte den Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes nach Art. 88 DSGV i.V.m. §266 BDSG. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist demzufolge nach §26 Abs. 1 BDSG nur möglich, wenn diese für Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Ihre nächsten Schritte
Sie haben nun erfahren, wie Ihre Verwaltung mit dem zukunftsorientierten Einsatz von Personal und Projektteams auf Zeit profitieren kann und wie die Arbeitnehmerüberlassung rechtssicher gelingt.
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