Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen. Transformation, digitaler Wandel, Veränderung der Personalentwicklung und Personalgewinnung sind nur einige der Themen, mit denen sich die öffentlichen Arbeitgeber konfrontiert sehen. In diesem Blogbeitrag werden auf die Probleme und Handlungsbedarfe der öffentlichen Verwaltung eingegangen und 3 innovative Lösungsansätze aufgezeigt.
Aufgabenbereiche der öffentlichen Verwaltung
Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen bauen auf Gesetze bzw. politische Vorgaben, der kollektiven Bedarfsdeckung sowie des Gemeinwohlprinzips auf. Öffentliche Verwaltungen erfüllen öffentliche Aufgaben und agieren zudem in Trägerschaften von demokratisch legitimierten Gremien. Ihre Handlungsform erstreckt sich hierbei über die Vorbereitung, Umsetzung und Kontrolle politischer Entscheidungen sowie darauf aufbauende Aufgabenstellungen.
Grundlegend unterscheiden sich die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung von den Aufgaben der Wirtschaftsunternehmen. Verwaltungen haben, um erfolgreich zu sein, ihr Handeln kundenorientiert ausgerichtet und passen ihr organisatorisches Grundverständnis kontinuierlich an die Entwicklungen der Gesellschaft an. Die Leistungserbringung von Wirtschaftsunternehmen basiert zudem auf Freiwilligkeit und ist durch Angebot und Nachfrage sowie die Wahlmöglichkeit der Kund*innen unter verschiedenen Anbietern geprägt.
Herausforderungen
Die öffentliche Verwaltung ist einem permanenten Wandel unterworfen. Durch technischen Fortschritt, veränderte gesellschaftliche Erwartungshaltungen, Überlastung der Mitarbeitenden durch beispielsweise den Fachkräftemangel und neue rechtliche Rahmenbedingungen werden Verwaltungen vor immer größeren Herausforderungen gestellt, für die Antworten gefunden werden müssen. Um diese zu bewältigen, müssen sich die Verwaltungseinheiten den veränderten Gesetzeslagen und auch den Bedürfnissen der Bürger*innen anpassen.
Demographischer Wandel
Der demographische Wandel ist ein großes Problem, mit dem sich die Gesellschaft, die Wirtschaft und auch die öffentliche Verwaltung auseinandersetzen muss. Nicht nur rückläufige Geburtenzahlen, sondern auch steigende Lebenserwartungen und die schrumpfende Bevölkerung sind in den vergangenen Jahren zu Recht in den Fokus der öffentlichen Diskussion gerückt.
Auch die Verwaltungen müssen sich im Zuge des demografischen Wandels mit der Frage auseinandersetzen, welche Anpassungen in öffentlichen Dienstleistungen aufgrund veränderter gesellschaftlicher Anforderungen vorgenommen werden müssen. Auch macht der demografische Wandel vor den Verwaltungen selbst nicht halt, so dass Antworten auf den internen Alterungsprozess und damit einhergehend auch eines kontinuierlichen Ressourcenabbaus und zunehmend komplexerer Aufgaben gefunden werden müssen.
Viele öffentliche Unternehmen und Verwaltungen stehen bereits heute vor dem Problem, dass der Nachwuchs fehlt und sie keine qualifizierten Mitarbeiter*innen finden. Um diesem Trend entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und in neue Personalentwicklungskonzepte zu investieren. Durch Fort- und Weiterbildungen können Mitarbeitende die sich verändernden Anforderungen des Arbeitsplatzes bewältigen.
Krisen und neue Aufgaben
Die letzten Jahre waren durch eine Reihe von Krisen und Herausforderungen geprägt, die schnelle und flexible Reaktionen der öffentlichen Verwaltung erfordert haben und auch zukünftig erfordern. Dabei stand die Bewältigung der Klimakrise im Mittelpunkt, die Corona-Pandemie aber auch die Situation in der Ukraine und die anhaltende Flüchtlingsbewegung stellten und stellen große Herausforderungen dar. In dieser dynamischen Situation ist die öffentliche Verwaltung gefordert, neue Aufgaben zu übernehmen und schnelle Veränderungen adäquat umzusetzen.
Digitale Transformation
Mit dem aktuellen Koalitionsvertrag wird explizit die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen für die digitale Transformation angestrebt. Ein erster Schritt ist die Einführung des E-Government-Gesetzes, das die elektronische Verwaltungstätigkeit fördern und den Onlinezugang zu staatlichen Dienstleistungen erleichtern soll. Des Weiteren verpflichtet das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund und Länder bis Ende 2022 relevante Verwaltungsleistungen für die Bevölkerung digital zugänglich zu machen.
Vor dem Hintergrund der veränderten technischen Möglichkeiten, ist die digitale Transformation nicht weniger als die Neugestaltung der Verwaltung zu verstehen. Sie bietet damit die Chance, öffentliche Ressourcen effizienter und zielgenauer einzusetzen, Bürger*innen und auch Unternehmen zu entlasten sowie Prozesse zu optimieren. Die Verwaltung bleibt jedoch bislang hinter den Erwartungen der Bürger*innen und Unternehmen zurück, da es grundsätzlich zu wenig gesamtstaatliche Vorgaben gibt.
Dynamische Gesetzeslage
Die Verwaltungsmodernisierung in Deutschland hat in den letzten Jahren durch verschiedenste Herausforderungen eine enorme Dynamik entwickelt. Diese Entwicklung spiegelt sich auch in der Gesetzgebung wider. So wurden im Zuge der Modernisierung der Verwaltung zahlreiche neue Gesetze erlassen, die das Personal in den Verwaltungen vor große Herausforderungen stellen.
Vor allem die kurzen Zeiträume, in denen diese Gesetze umgesetzt werden müssen, stellen eine große Schwierigkeit dar. Noch nie gab es die Anforderung an die Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung, so viele neue Gesetzeslagen so schnell umzusetzen. Noch nie gab es die Notwendigkeit, so schnell, so viele neue Gesetze zu beschließen. Oftmals ist es nicht möglich, die notwendigen Schulungen rechtzeitig durchzuführen oder die notwendige Infrastruktur bereitzustellen. Dies führt zu einer erheblichen Mehrarbeit für das Personal und kann zu Fehlern in der Umsetzung führen.
Beispiele der dynamischen Gesetzeslage in Deutschland zeigen sich neben der Gesundheitsschutzgesetzgebung sowie der Rüstungs- und Verteidigungspolitik insbesondere in der Entwicklung der Klimaschutzgesetzgebung. Eine der größten Herausforderungen ist die Tatsache, dass sich die Gesetzeslage immer wieder verändern kann. Dies bedeutet, dass die öffentliche Verwaltung ständig einen Überblick über den aktuellen Status haben muss, um sicherzustellen, dass sie die neuesten Anforderungen erfüllt. Zudem muss sie flexibel sein, um auf Änderungen reagieren zu können.
Probleme
Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung
Ein Problem, das sich aus den Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung ergibt, ist der stetig steigende Fachkräftemangel. Doch was genau sind Fachkräfte, wo besteht ein Mangel und welche Folgen kann dieser haben?
Fachkräfte sind in der heutigen Arbeitswelt unerlässlich. In der öffentlichen Verwaltung handelt es sich um Personen mit qualifiziertem Fachwissen, die ihre speziellen Kompetenzen und Fähigkeiten zum Wohl der Allgemeinheit einsetzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie als Beamt*innen oder Angestellte in Verwaltungseinheiten oder als Mitarbeitende in kommunalen Unternehmen tätig sind – was zählt, ist ihr Beitrag zum Funktionieren unserer Gesellschaft. Fachkräfte werden in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung benötigt: bei der Planung und Umsetzung staatlicher Politik, beim Vollzug von Rechtsvorschriften, beim Betrieb von Infrastrukturen und bei der Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen.
In den letzten Jahren entwickelte sich in der öffentlichen Verwaltung ein Fachkräftemangel durch einen Mehraufwand an zu bewältigen Aufgaben, aber auch durch den demographischen Wandel. Viele Personen gingen und gehen in den Ruhestand, weshalb ein großer Erfahrungsschatz verloren ging.
Andererseits hat die öffentliche Verwaltung an Attraktivität als Arbeitgeber verloren, sodass neue Fachkräfte sich eher für die Arbeit in öffentlichen Unternehmen entscheiden, in dem sie mehr Abwechslung haben und sich weiterentwickeln können. Gleichzeitig ist die Nachfrage nach Fachkräften gestiegen, da immer mehr Aufgabengebiete digitalisiert werden und somit neue Qualifikationen erfordern. Die Folge ist ein massiver Fachkräftemangel in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung und einer damit in Verbindung stehenden Unzufriedenheit der Bürger*innen.
Überlastung der Mitarbeitenden - eine Folge des Fachkräftemangels
Die Überlastung der Mitarbeitenden ist eine der Folgen des Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung. Durch den Mangel an Fachkräften werden die Mitarbeitenden häufig mit zusätzlicher Arbeit belastet. Dies führt dazu, dass die Arbeitnehmer*innen häufiger erkranken und berufsbedingt ausfallen. Gleichzeitig sinkt die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden, was sich negativ auf die Qualität der Arbeit auswirkt. Die Überlastung ist also nicht nur ein Problem für die Arbeitnehmer*innen selbst, sondern auch für die Verwaltung, in denen sie arbeiten.
Um die Arbeitnehmer*innen vor einer Überlastung zu schützen, ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung Maßnahmen ergreift, um den Fachkräftemangel zu bekämpfen. Eine Möglichkeit, diesem Trend entgegenzuwirken, ist die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern, die Personal oder Projektteams auf Zeit bereitstellen. Dabei handelt es sich um qualifizierte Fachkräfte, die zeitlich befristet eingesetzt werden und so die bestehenden Teams entlasten können.
Doch was kann gegen den Fachkräftemangel und die damit verbundene Überlastung der Mitarbeitenden in der öffentlichen Verwaltung getan werden?
Perspektiven der öffentlichen Verwaltung
Die öffentliche Verwaltung ist ein Arbeitgeber, der Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit im Sinne des Change Management legt. Immer mehr Frauen und Menschen mit Migrationshintergrund finden den Weg in die Verwaltung und tragen so dazu bei, dass sie zu einem modernen und vielfältigen Arbeitsplatz wird. Darüber hinaus bietet die öffentliche Verwaltung für Fach- und Führungskräfte interessante Perspektiven. So haben viele Beschäftigte die Möglichkeit, sich innerhalb ihrer Laufbahn weiterzuentwickeln und verantwortungsvolle Positionen zu übernehmen.
Um dem Personalrückgang entgegenzuwirken, sollte zunächst versucht werden, das Image der Verwaltung weiterhin zu verbessern und an die junge Generation heranzutragen. Denn nur wenn mehr Menschen Interesse an einer Karriere in der öffentlichen Verwaltung haben, wird sich auch der Fachkräftemangel verringern. Darüber hinaus muss jedoch auch die Struktur der Verwaltung geändert werden.
Die Stärke und Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung bemisst sich vor allem an der Kompetenz und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter*innen. Eine mitarbeiterorientierte Personalpolitik ist ein wesentlicher Schlüssel, um die Arbeitsplätze in den Verwaltungen zukunftsgerecht auszugestalten und zugleich die Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber zu fördern.
Eine weitere Möglichkeit bietet das externe Personal. Durch von Personaldienstleistern zur Verfügung gestellte Fachkräfte können öffentliche Verwaltungen punktuell unterstützt und somit auch entlastet werden. Aber auch administrative Aufgaben können übernommen werden, um beispielsweise bei Datenerhebungen und -pflege eine Überbelastung der Mitarbeitenden zu verhindern.
Lösungsansätze für die Überlastung der Mitarbeitenden und den Personalrückgang
Die meisten Organisationen setzen auf finanzielle Anreize - doch dies ist nicht mehr ausschlaggebend für neue Mitarbeitende. Stattdessen sollten innovative Lösungsansätze entwickelt werden, um die Personalknappheit in der öffentlichen Verwaltung langfristig zu lösen. Die drei folgenden Lösungsansätze helfen Ihnen, Ihren Personalmangel entgegen zu wirken und die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten kontinuierlich zu steigern.
Attraktivität des Arbeitgebers
Ein erster möglicher Lösungsansatz zielt darauf ab, die Attraktivität des Arbeitgebers zu steigern sowie den Berufseinstieg zu erleichtern und die Nachhaltigkeit zu erhöhen.
Der hohe Personalbedarf der öffentlichen Verwaltung trifft auf einen „Arbeitsmarkt der Chancen“, auf welchem potentielle Mitarbeiter*innen selbstbewusst ihre Bedürfnisse gegenüber ihrem potentiellen Arbeitgeber vertreten. Um in diesem Wettbewerb zu bestehen und um neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen, muss sich auch die Personalpolitik der öffentlichen Arbeitgeber den Anforderungen der „neuen Arbeitswelt“ stellen. Hierzu zählen Diversität, Vereinbarkeit von Beruf & Familie, gesellschaftliche Mitwirkung, Wertschätzung aber auch Mitgestaltung. Auch die Anforderungsprofile und Kompetenzen im öffentlichen Dienst werden von der Digitalisierung verändert und rücken hierbei stark in das Zentrum der Personalarbeit.
Die vorausschauende Personalplanung ist dabei die effektivste Grundvoraussetzung. Im Fokus steht dabei das Schaffen von Ausbildungsplätzen. Denn ist die Grundlage gegeben, können ausgebildete Beschäftigte weiterhin ihren Beruf im öffentlichen Dienst ausüben.
Des Weiteren muss die Weiterentwicklung von Beschäftigten immer im Vordergrund stehen. Dazu gehört neben Fort- und Weiterbildungen auch die Förderung von fachlicher und persönlicher Kompetenz. Ein offenes und kommunikatives Klima trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter*innen wohlfühlen. Hierfür sind regelmäßige Feedbackgespräche eine gute Methode. Die Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten und Organisationen ist ein wichtiger Aspekt der Arbeit in der öffentlichen Verwaltung. Durch den Austausch von Erfahrungen und Wissen können Prozesse verbessert und Synergien genutzt werden.
Neben der Attraktivitätssteigerung durch die Erleichterung des Berufseinstieges ist die öffentliche Verwaltung in der Pflicht, einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung der nationalen Nachhaltigkeitsziele zu leisten. Diese Ziele sind in den Bereichen Biodiversität, Klimaschutz, Mobilität und soziale Gerechtigkeit formuliert und können ohne die aktive Mitarbeit der Kommunen nicht erreicht werden. Die öffentliche Verwaltung ist daher gefordert, ihren eigenen Nachhaltigkeitsansatz konsequent umzusetzen und weiterzuentwickeln. Eine zukunftsorientierte Nachhaltigkeitspolitik muss deshalb in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung verankert sein.
Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und Verwaltungsprozesse
Rechtliche Vorgaben verändern sich, die Digitalisierung schreitet voran und Aufgabenfelder und Aufgabenvolumen der Verwaltung werden sich in den kommenden Jahren stark wandeln. Daraus ergibt sich, dass neue Strukturen entstehen werden, um eine bürgernahe, schnelle und moderne Verwaltung zu gewährleisten, die allen Aufgaben der Kommune vollumfänglich gerecht wird. Digitalisierung und auch die Anforderungen des Onlinezugangsgesetz haben Arbeitsabläufe verändert und werden das in Zukunft noch weitreichender tun. Diese Veränderungen müssen in Personaleinsatz und –planung nachvollzogen werden. Ein breit aufgestelltes Personalkonzept sollte darüber hinaus Szenarien für kurz- und mittelfristige Krisensituationen enthalten, wie solche, denen sich die Verwaltung der Kommunen in den letzten Jahren stellen musste.
Ein "Digital Check-up" bietet eine gute Möglichkeit für Kommunen, herauszufinden, wo sie im Digitalisierungsprozess stehen. Dieser Check-up beleuchtet Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken der Digitalisierung in der Kommune. Da die Digitalisierung schon lange Teil des Alltags ist, kann dieser Check-up helfen, die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen zu ermitteln und einen Überblick über den Stand der Digitalisierung in der Kommune zu erhalten.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung ist das Engagement und die Kompetenz der Mitarbeitenden. Beschäftigte, die in der Lage sind, mit neuen digitalen Tools zu arbeiten und die Verwaltungsprozesse zu verstehen, werden immer gefragter sein. Gleichzeitig werden aber auch traditionelle Kompetenzen wie soziale Kompetenz und Kreativität immer wichtiger. Die Verwaltung muss sich also in Zukunft darauf einstellen, dass sich die Anforderungen an ihre Mitarbeitenden verändern werden.
Wenn man annimmt, dass kaum ein Arbeitsbereich von der Automatisierung unberührt bleiben wird, muss dies fast jeden Mitarbeitenden zu einem Upskilling (Ausbau seiner Qualifikation) veranlassen, um die Fähigkeit zu erwerben, seine Aufgaben den zukünftigen Anforderungen entsprechend erfüllen zu können. Das damit in Zusammenhang stehende „Side-Skilling“ bezeichnet die Befähigung von Mitarbeitenden, Aufgaben einer benachbarten Tätigkeitsgruppe zu übernehmen. Ein noch flexibleres Einsatzmodell ist das "Multi-Skilling" (Mehrfachqualifikation). Dabei wird ein Pool von qualifizierten Mitarbeitenden aufgebaut, die in der Lage sind, in mehreren Tätigkeitsbereichen zu arbeiten. So können Verwaltungen bei Bedarf flexibel auf kurz- und mittelfristige Anforderungen reagieren.
Externes Personal in der öffentlichen Verwaltung
Angesichts der stetig wechselnden Anforderungen für öffentliche Verwaltungen ist es aktuell nicht einfach, immer das richtige Personal zu finden. Dazu kommt noch der immer mehr um sich greifende Fach- und Führungskräftemangel. Der Markt für externes Personal wächst jedoch gleichzeitig mit der steigenden Anzahl von Modernisierungsprojekten in Verwaltungen, eben etwa im Bereich der Digitalisierung, der Nachhaltigkeit oder agiler Organisationsstrukturen sowie der Bewältigung von Krisensituationen.
Ein relevanter Lösungsansatz, dem Personalmangel entgegenzuwirken, ist der Einsatz von externem Personal. Oftmals benötigt die Verwaltung mehr Personal als sie selbst beschäftigen kann. In anderen Fällen beansprucht die Verwaltung bestimmte Kompetenzen, die sie selbst nicht besitzt. In solchen Fällen ist es sinnvoll, externes Personal einzusetzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, externes Personal zu beschaffen. Die häufigste Methode ist die Personaldienstleistung. Dabei handelt es sich um eine Dienstleistung, bei der ein Unternehmen für ein öffentliches Unternehmen oder eine Verwaltung Mitarbeiter*innen beschafft und vermittelt. Die Personaldienstleister übernehmen in der Regel die gesamte Personalgewinnung und -beschaffung für ihre Kund*innen. Sie kümmern sich um die Werbung, die Vorauswahl sowie die Einstellung des Personals. Personaldienstleister sind in der Regel spezialisiert auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen. So gibt es beispielsweise Personaldienstleister, die ausschließlich IT-Fachkräfte vermitteln oder solche, die sich auf Pflegekräfte spezialisiert haben.
Auch für öffentliche Verwaltungen gibt es spezialisierte Personaldienstleister, die ihren Fokus auf die Vermittlung von Fachkräften setzen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Personaldienstleister oftmals sehr viel Erfahrung mit der Einstellung von externem Personal haben. Sie wissen genau, worauf bei der Auswahl des Personals zu achten ist und können so gezielt nach den passenden Kandidat*innen suchen. Zudem können sie auch bei der Integration des neuen Personals helfen und so dafür sorgen, dass dieses sich möglichst schnell an die neue Umgebung gewöhnt und produktiv arbeitet.
Die Einsatzmöglichkeiten für externes Personal sind dabei vielfältig: von der kurzfristigen Vertretungen erkrankter Mitarbeiter*innen bis hin zum langfristigen Einsatz in Projekten, die eine hohe Qualifikation und Erfahrung erfordern.
Als Entlastung für Kernaufgaben kommt der öffentlichen Verwaltung insbesondere das Personal auf Zeit zugute. Dabei handelt es sich um die zeitlich befristete Bereitstellung von Personal für unbesetzte oder durch Krankheit und Abwesenheit nicht besetzte Stellen durch Arbeitnehmerüberlassung. Reicht das zur Verfügung stehende Personal nicht zur Durchführung aller anstehenden Aufgaben aus, können Projektteams auf Zeit Engpässe beseitigen. Diese Teams werden für zusätzliche Aufgaben, wie Projekte in den Themen Smart City, Arbeit und Verfahren in der Verwaltung, Klimamanagement oder Gesundheit eingesetzt.
Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung bietet die externe Personalbeschaffung viele Vorteile. Personaldienstleister wie die rego Dienste GmbH, die externes Personal für die öffentliche Verwaltung organisiert, bieten einfache und kurz- sowie langfristige Lösungen, um Ihre Personalprobleme optimal zu lösen und Engpässe zu vermeiden.
Ihre nächsten Schritte
Sie haben nun erfahren, mit welchen Lösungsansätzen sich Ihre Personalknappheit Schritt für Schritt lösen lässt. Beginnen Sie mit der Analyse Ihres Status Quo und erkennen Sie, an welcher Stelle ein Optimierungsbedarf besteht.
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